E‑Rechnungspflicht in Deutschland 2025–2028: Fristen, Ausnahmen und praktische Schritte

• 2026: Inländische Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Für betroffene Umsätze bleibt Papier nur zulässig, wenn die Rechnung bis 31. Dezember 2026 ausgestellt und übermittelt wird; der elektronische Versand einer reinen PDF erfordert grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers.
• Ausstellung 2027: Unternehmer mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 benötigen für betroffene, 2027 ausgeführte Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen. Aussteller bis zu dieser Umsatzgrenze können die umsatzbezogene Übergangsregel bis 31. Dezember 2027 nutzen.
• Ausstellung ab 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle betroffenen Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, unabhängig vom Umsatz. Dauerhafte gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
• PDF-Rechnungen: Eine reine PDF ist keine E-Rechnung, kann aber eine gültige sonstige Rechnung bleiben, solange eine Übergangsregel oder dauerhafte Ausnahme greift.

Inhaltlich zuletzt geprüft: 8. August 2026. Rechtsgrundlage anhand der BMF-FAQ (Stand März 2026) und der geltenden Gesetzesfassung geprüft.

Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfen Sie Sonderfälle anhand der offiziellen Quellen oder mit einem qualifizierten Berater.

• Was als E-Rechnung gilt
• Fristen für 2025, 2026, 2027 und 2028
• Wer betroffen ist und welche Ausnahmen gelten
• E-Rechnungen empfangen und versenden
• Wann eine PDF-Rechnung weiterhin gültig ist
• Validierung und achtjährige Aufbewahrung
• Praxis-Checkliste zur Vorbereitung

Für Zwecke der deutschen Umsatzsteuer enthält eine E‑Rechnung strukturierte elektronische Daten, die eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen. XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile, die EN 16931 entsprechen, sind gängige Beispiele. Auch andere vereinbarte Formate können geeignet sein, wenn sich die erforderlichen Rechnungsdaten richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das EN 16931 entspricht oder damit interoperabel ist.

Alle nach §§ 14 und 14a UStG erforderlichen Rechnungsangaben müssen grundsätzlich im strukturierten Bestandteil enthalten sein. Anlagen können ergänzende Details liefern, erforderliche strukturierte Daten aber grundsätzlich nicht ersetzen. Bei einer Endrechnung darf die Absetzung vereinnahmter Teilentgelte nach § 14 Absatz 5 UStG jedoch in einer unstrukturierten Anlage erfolgen, wenn der strukturierte Teil ausdrücklich darauf verweist; dies bleibt auch nach 2027 zulässig.

Eine reine PDF, ein Bild oder ein Scan ist eine „sonstige Rechnung“ und keine E‑Rechnung. Dadurch wird die Rechnung nicht automatisch ungültig: Übergangsregelungen und dauerhafte Ausnahmen können dieses Format weiterhin zulassen.

Ein Unternehmer gilt für diese Regelungen als im Inland ansässig, wenn sich sein Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland befindet. Hat der Unternehmer keinen Sitz, kommt es auf seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland an. Allein eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland macht einen ausländischen Unternehmer nicht zwingend zu einem inländischen Unternehmer.

Ist eine der Parteien nach diesem Maßstab nicht im Inland ansässig, gilt die deutsche B2B-Ausstellungspflicht für den Umsatz nicht. Eine deutsche Umsatzsteuerregistrierung allein ändert daran nichts; Vorgaben anderer Staaten, B2G-Vorgaben oder vertragliche Anforderungen können dennoch gelten.

Für die 800.000-Euro-Grenze ist der Gesamtumsatz des Ausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr maßgeblich. Für 2027 ausgeführte Umsätze ist dies der Gesamtumsatz des Jahres 2026; die Rechnung unter der Übergangsregel muss bis 31. Dezember 2027 ausgestellt und übermittelt werden. „Gesamtumsatz“ ist die gesetzliche Rechengröße nach § 19 Absatz 2 UStG und nicht einfach der handelsrechtliche Jahresumsatz.

Ausführlicher Ratgeber zur 800.000-Euro-Übergangsregel 2027.

Empfang und Ausstellung sind getrennt zu betrachten. Ein Unternehmer kann E‑Rechnungen empfangen müssen, obwohl seine eigenen Leistungen von der Pflicht zur Ausstellung einer E‑Rechnung ausgenommen sind.

Für inländische Unternehmer gibt es keine allgemeine Ausnahme von der Empfangspflicht allein wegen Umsatz, Rechtsform oder Branche. Betroffen sein können Freiberufler, Soloselbstständige, Vermieter, Ärzte, land- und forstwirtschaftliche Betriebe sowie Betreiber von Photovoltaikanlagen – auch wenn sie ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen.

In der Tabelle zeigt „Empfang“, ob der jeweilige Empfänger grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können muss – nicht, ob jede einzelne Rechnung in der jeweiligen Zeile elektronisch sein muss.

„Kleinunternehmer“ bezeichnet einen Umsatzsteuerstatus nach § 19 UStG – nicht jedes kleine Unternehmen oder Kleingewerbe und nicht die 800.000-Euro-Übergangsgrenze. Kleinunternehmer dürfen freiwillig ordnungsgemäße E-Rechnungen ausstellen.

Ausführlicher Ratgeber für Kleinunternehmer zu Empfang, Ausstellung, PDF und Aufbewahrung.

Das Steuerrecht schreibt für B2B keinen einheitlichen Übermittlungsweg vor. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach; die Parteien können stattdessen eine Schnittstelle, ein Portal, einen gemeinsamen Speicherort oder einen physischen Datenträger vereinbaren. B2G-Portale können eigene Vorgaben für Übermittlungsweg und Referenzen machen.

• Eine ordnungsgemäße E-Rechnung für einen betroffenen Umsatz erfordert keine Zustimmung des Empfängers.
• Wenn zulässig, erfordert eine reine PDF, JPG-Datei oder ähnliche elektronische sonstige Rechnung grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers. Für Papierrechnungen, die aufgrund einer Übergangsregel zulässig sind, ist keine Zustimmung des Empfängers erforderlich.
• Stimmen Sie vor dem Versand Format, Adresse oder Portal sowie erforderliche Käuferreferenzen ab. Prozessvorgaben des Empfängers können strenger sein als die steuerlichen Mindestanforderungen.

Ja, sofern dies zulässig ist. Eine reine PDF ist keine E‑Rechnung, kann aber unter einer anwendbaren Übergangsregel oder dauerhaften Ausnahme eine gültige „sonstige Rechnung“ bleiben, wenn alle übrigen Rechnungsanforderungen erfüllt sind.

• Eine sonstige Rechnung darf für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz nur verwendet werden, wenn sie bis 31. Dezember 2026 ausgestellt und übermittelt wird.
• Im Jahr 2027 kann eine reine PDF weiterhin zulässig sein, wenn die 800.000-Euro-Umsatzgrenze erfüllt ist oder eine dauerhafte Ausnahme greift.
• Wird eine solche Rechnung elektronisch übermittelt, ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Die Zustimmung kann sich aus der praktischen Handhabung zwischen den Parteien ergeben; eine besondere Form schreibt das Gesetz nicht vor.
• Eine im Übrigen ordnungsgemäße Rechnung verliert nicht allein deshalb ihre Eignung für den Vorsteuerabzug, weil ein zulässiges Format für sonstige Rechnungen verwendet wurde.

PDF in XRechnung umwandeln oder PDF in ZUGFeRD umwandeln.

Was eine Validierung bestätigen kann – und was nicht

Eine technische Validierung ist empfehlenswert, weil sie Format-, Berechnungs- und Geschäftsregelfehler erkennen kann. Sie ist keine gesetzliche Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung und garantiert weder die inhaltliche Richtigkeit noch die Echtheit, die Annahme durch Empfänger oder Portale oder die Bezahlung. Eine Datei, die die geltenden Anforderungen an das strukturierte Format nicht erfüllt, gilt jedoch als sonstige Rechnung; technische Konformität bleibt daher im Pflichtfall entscheidend.

Bewahren Sie den Validierungsbericht als Nachweis Ihres Prüfprozesses auf. Er ersetzt weder die Originalrechnung noch die erforderliche inhaltliche Prüfung.

Prüfen Sie stets die Identität des Lieferanten, die Bankverbindung, die Beträge, die umsatzsteuerliche Behandlung und empfängerspezifische Anforderungen. Ist eine eingehende Lieferantenrechnung fehlerhaft, fordern Sie eine ordnungsgemäße Berichtigung an, statt das empfangene Dokument eigenmächtig zu ändern.

Gilt die Ausstellungspflicht, muss grundsätzlich auch eine Rechnungsberichtigung als E-Rechnung erfolgen. Erlaubt eine Übergangsregel noch eine sonstige Rechnung, kann dieses zulässige Format auch für die Berichtigung verwendet werden.

E‑Rechnung validieren

Rechnungen acht Jahre aufbewahren

Die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt grundsätzlich acht Jahre. Mindestens der strukturierte Bestandteil einer E‑Rechnung muss während dieses Zeitraums unverändert, maschinell auswertbar und in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Bei einer hybriden E-Rechnung, etwa ZUGFeRD in einem geeigneten Profil, sind bei Widersprüchen mit der sichtbaren PDF-Darstellung die strukturierten Daten maßgeblich. Eine menschenlesbare Darstellung ist hilfreich, ersetzt aber nicht die Aufbewahrung des ursprünglichen strukturierten Bestandteils. Für steuerlich relevante ergänzende Unterlagen können eigene Anforderungen an die Aufbewahrung im Originalformat gelten. Allein die Speicherung einer E‑Rechnung außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist für Umsatzsteuerzwecke nicht automatisch ein Verstoß gegen § 14b UStG; weitere buchführungs- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten können dennoch gelten.

XML-E‑Rechnung anzeigen

1. Ordnen Sie Umsätze als B2B, B2C oder B2G ein und prüfen Sie anschließend, ob die Kleinunternehmerregelung oder eine andere gesetzliche Ausnahme greift.
2. Richten Sie für den Empfang eine überwachte E‑Mail‑Adresse oder einen vereinbarten Übertragungsweg mit klaren internen Zuständigkeiten ein.
3. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter reine XML-Rechnungen menschenlesbar anzeigen können.
4. Klären Sie vor dem Versand mit Ihren Kunden, welches Format, welchen Übertragungsweg und welche Referenzangaben sie benötigen.
5. Testen Sie Konvertierung, Validierung, manuelle Prüfung und Export mit echten Rechnungen, bevor Ihre Ausstellungspflicht beginnt.
6. Legen Sie einen Berichtigungsprozess fest: Verwenden Sie für ausgehende Berichtigungen das erforderliche Rechnungsformat und fordern Sie bei fehlerhaften Eingangsrechnungen ordnungsgemäße Berichtigungen vom Lieferanten an.
7. Bewahren Sie mindestens den ursprünglichen strukturierten Bestandteil während der achtjährigen umsatzsteuerlichen Aufbewahrungsfrist unverändert auf.

• Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur E‑Rechnung (Stand März 2026)
• § 14 UStG: Rechnungen und Definition der E‑Rechnung
• § 19 Absatz 2 UStG: Gesamtumsatz für die Grenze im Jahr 2027
• § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregelungen
• § 34a UStDV: Ausnahme für Umsätze unter der Kleinunternehmerregelung
• § 34 UStDV: Fahrausweise als Rechnungen
• § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen

Durchlaufen Sie vor der für Ihr Unternehmen geltenden Frist einen vollständigen Testzyklus: PDF hochladen, Daten prüfen, strukturiertes Format erzeugen, validieren, berichtigen und exportieren.