E-Rechnung empfangen: XRechnung und ZUGFeRD öffnen, prüfen und aufbewahren

Zuletzt inhaltlich geprüft: 23. August 2026. Abgeglichen mit den BMF-FAQ (Stand März 2026), der aktuellen Verwaltungsanweisung und dem aktuellen Gesetzestext.

Dieser Leitfaden enthält allgemeine Informationen und ist keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Ihr Aufbewahrungs- und Freigabeprozess muss zu den Gegebenheiten Ihres Unternehmens passen.

• Wer E-Rechnungen empfangen können muss
• E-Mail, Portale, Schnittstellen und andere Übermittlungswege
• XRechnung, ZUGFeRD und reine PDF
• Ablauf für Rechnungseingang und Prüfung
• Fehler, Berichtigungen und Warnzeichen für Betrug
• Achtjährige Aufbewahrung und die Abgrenzung zum Archiv
• B2G, grenzüberschreitende Rechnungen, Privatkunden und Kleinunternehmer
• Praktische Checkliste
• Offizielle Quellen
• Häufig gestellte Fragen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Dazu gehören Gesellschaften, Einzelunternehmer, Freiberufler, nebenberuflich tätige Unternehmer, Kleinunternehmer und Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen – beispielsweise viele Ärzte und Wohnraumvermieter.

Empfang und Ausstellung sind zwei getrennte Fragen. Eine Ausnahme oder Übergangsregel, nach der ein Unternehmen Papier oder PDF ausstellen darf, beseitigt grundsätzlich nicht seine Pflicht, eine regelkonforme E-Rechnung eines Lieferanten zu empfangen. Empfangsbereitschaft bedeutet außerdem nicht, dass bereits jede Eingangsrechnung elektronisch sein muss.

Für die deutsche umsatzsteuerliche Empfangsregel muss der Unternehmer inländisch sein. Das ist der Fall, wenn sich sein Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine beteiligte Betriebsstätte in Deutschland befindet oder, wenn kein Sitz besteht, der Unternehmer seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland hat. Eine deutsche Umsatzsteuerregistrierung allein genügt nicht immer.

Prüfen Sie den vollständigen Zeitplan und die gesetzlichen Ausnahmen der E-Rechnungspflicht. Lesen Sie den ausführlichen Leitfaden für Kleinunternehmer.

Ja. Für die umsatzsteuerliche Empfangspflicht im inländischen B2B-Geschäft genügt ein gewöhnliches E-Mail-Postfach. Allein für den Empfang verlangt das Steuerrecht weder eine eigene Rechnungsadresse noch ein Behördenportal, eine Peppol-Anbindung, kostenpflichtige Buchhaltungssoftware oder eine vollständig automatisierte Weiterverarbeitung.

Die Parteien können stattdessen einen anderen Übermittlungsweg vereinbaren, etwa eine Schnittstelle, ein Kunden- oder Lieferantenportal, einen gemeinsamen Speicherort oder einen physischen Datenträger. Der Übermittlungsweg ist eine vertragliche und organisatorische Frage. Stimmen Sie deshalb Adresse, Portal, Dateiformat, Größenlimit und benötigte Referenzen mit den Lieferanten ab.

Praktische Einrichtung des Rechnungseingangs

• Teilen Sie Lieferanten eine überwachte Adresse oder ein vereinbartes Portal mit und regeln Sie die Vertretung bei Abwesenheit.
• Testen Sie, ob legitime XML- und PDF-Anhänge sowie Portalbenachrichtigungen zuverlässig zugestellt werden, während Virenscanner und Quarantäne aktiv bleiben.
• Stellen Sie den Personen, die Rechnungen prüfen, einen Viewer und Validator zur Verfügung.
• Legen Sie fest, wie das unveränderte Original, das Prüfergebnis, die Freigabe und die Buchungsinformationen in Ihre Buchhaltungs- und Aufbewahrungssysteme gelangen.

Ist ein Lieferant zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, besteht kein allgemeiner umsatzsteuerlicher Anspruch des Empfängers darauf, die Rechnung abzulehnen und stattdessen Papier oder PDF zu verlangen. Umsatzsteuerlich kann der Aussteller seine Pflicht dennoch erfüllen, wenn er die E-Rechnung ausstellt und einen ordnungsgemäßen Übermittlungsversuch nachweisen kann. Der praktische Übermittlungsweg sowie zivil- und vertragsrechtliche Folgen sind davon getrennt zu beurteilen.

Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen grundsätzlich in den strukturierten Daten enthalten sein. Ein Verweis auf einen unstrukturierten Anhang kann eine fehlende Pflichtangabe sonst nicht ersetzen. Bei Endrechnungen nach § 14 Abs. 5 UStG dürfen jedoch die Abzüge für zuvor vereinnahmte Teilentgelte in einem referenzierten unstrukturierten Anhang angegeben werden. Anhänge können außerdem ergänzende Informationen enthalten.

XRechnung und ZUGFeRD sind verbreitete Beispiele, aber keine abschließende Liste. Auch andere EN-16931-Formate und bilateral vereinbarte strukturierte Formate einschließlich geeigneter EDI-Verfahren können die Anforderungen erfüllen, wenn sich die erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes oder damit interoperables Format extrahieren lassen.

Eine Dateiendung oder lesbare Vorschau allein beweist nicht, dass das Format regelkonform ist. Öffnen Sie den strukturierten Bestandteil und verwenden Sie einen technischen Validator, wenn die Konformität relevant ist.

Vergleichen Sie XRechnung und ZUGFeRD im Detail.

Viewer und Validator von E-Rechnungs-Studio sind derzeit kostenlos und ohne Konto nutzbar; für beide gibt es kein monatliches Limit. Sie helfen bei der Prüfung einer Datei, archivieren sie aber nicht.

Auch die Finanzverwaltung stellt mit ELSTER einen kostenlosen E-Rechnungsviewer bereit.

• Bewahren Sie die empfangene Datei unverändert auf, bevor Sie sie darstellen, eine Kopie konvertieren, Daten extrahieren oder eine mögliche Berichtigung prüfen.
• Stellen Sie fest, ob es sich um XRechnung, eine ZUGFeRD-Datei in einem geeigneten Profil, ein anderes strukturiertes Format oder nur um eine reine PDF beziehungsweise Bilddatei handelt.
• Prüfen Sie mit einem Viewer die strukturierten Daten zu Lieferant, Empfänger, Rechnung, Positionen, Umsatzsteuer, Summen, Zahlung und Referenzen.
• Führen Sie eine technische Validierung durch und unterscheiden Sie blockierende Fehler von Warnhinweisen, die im jeweiligen Kontext bewertet werden müssen.
• Gleichen Sie die Rechnung mit Bestellung, Vertrag, Lieferung, Lieferantenstammdaten, Bankverbindung, Umsatzsteuerbehandlung und internen Freigaberegeln ab.
• Klären Sie Abweichungen mit dem Aussteller und übergeben Sie anschließend die Originaldatei, das Validierungsergebnis und die Freigabeinformationen an die Buchhaltung und den Aufbewahrungsprozess.

Viewer, Validator und sachliche Prüfung erfüllen unterschiedliche Aufgaben

§ 14 Absatz 3 UStG verlangt die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit. Ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung kann durch ein geeignetes innerbetriebliches Kontrollverfahren hergestellt werden; dazu kann ein manueller Abgleich mit Bestellung, Vertrag, Lieferung und Zahlungsverpflichtung gehören. Eine technische Validierung allein ersetzt diesen Prüfpfad nicht.

Erfahren Sie mehr über Validierungsfehler und Pflichtfelder.

Wichtig bei Eingangsrechnungen: Nutzen Sie Korrekturfunktionen nur zur Analyse oder Erläuterung eines Problems. Ändern Sie die Rechnung Ihres Lieferanten nicht selbst und behandeln Sie eine bearbeitete Datei nicht als berichtigte Rechnung. Bitten Sie den Aussteller um eine ordnungsgemäße Berichtigung und bewahren Sie sowohl das empfangene Original als auch die Berichtigung auf, soweit beide für Ihre Unterlagen relevant sind. Eine vereinbarte Gutschrift ist ein eigener Prozess, bei dem der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt.

Ein Validator kann drei verschiedene Ebenen aufzeigen: Bei einem Formatfehler liegt keine E-Rechnung vor; ein Verstoß gegen eine Geschäftsregel kann, muss aber nicht umsatzsteuerlich relevant sein; und der Rechnungsinhalt kann trotz bestandener technischer Validierung sachlich falsch sein. Eine fehlende Käuferreferenz wie BT-10 ist beispielsweise nicht automatisch ein umsatzsteuerlicher Mangel.

Bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns darf sich der Empfänger nach den aktuellen BMF-Hinweisen bei Format- und Geschäftsregeln grundsätzlich auf das technische Ergebnis eines geeigneten Validators verlassen. Bewahren Sie den Validierungsbericht auf; er ersetzt weder die sachliche Prüfung noch die Prüfung auf Betrug oder steuerliche Richtigkeit.

Wenn die Ausstellungspflicht greift, muss auch eine Rechnungsberichtigung grundsätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden. Erlaubt eine Übergangsregel oder dauerhafte Ausnahme eine „sonstige Rechnung“, darf auch die Berichtigung in diesem zulässigen Format erfolgen.

Behandeln Sie eine unerwartete Änderung der Bankverbindung, eine unbekannte Absenderdomain, einen geänderten Verwendungszweck oder ungewöhnlichen Zeitdruck als eigenes Betrugssignal. Auch eine technisch valide Rechnung kann betrügerische oder sachlich falsche Angaben enthalten. Prüfen Sie verdächtige Änderungen deshalb über einen verlässlichen Kontaktweg.

Die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt grundsätzlich acht Jahre. Sie beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Mindestens der strukturierte Bestandteil einer E-Rechnung muss während dieses Zeitraums unversehrt, maschinell lesbar und in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.

Bei ZUGFeRD ist die Aufbewahrung der vollständigen ursprünglichen Hybriddatei praktisch am sichersten. Eine gerenderte PDF, ein Screenshot oder ein Ausdruck kann die menschliche Prüfung erleichtern, ersetzt aber nicht das aufbewahrte strukturierte Original. Steuerlich relevante Anhänge und ein aussagekräftiger Validierungsbericht können ebenfalls zu den Unterlagen gehören.

Allein für Umsatzsteuerzwecke ist die Speicherung einer E-Rechnung außerhalb eines GoBD-konformen Systems nicht automatisch ein Verstoß gegen § 14b UStG. Daraus folgt jedoch keine allgemeine GoBD-Konformität. Steuerliche, handelsrechtliche, prüfungsbezogene, zugriffsbezogene und datenschutzrechtliche Pflichten können zusätzliche Kontrollen oder Unterlagen verlangen. Wählen Sie ein Aufbewahrungssystem, das zu diesen Pflichten passt, und holen Sie bei Bedarf fachlichen Rat ein.

Eine E-Mail, die nur einen Rechnungsanhang transportiert, muss grundsätzlich nicht selbst aufbewahrt werden. Bewahren Sie die E-Mail unverändert auf, wenn sie ein Handels- oder Geschäftsbrief, ein Buchungsbeleg oder Träger steuerrelevanter Informationen ist. Ihre Aufbewahrung kann außerdem Absender und Empfangszeit für die Verfahrensdokumentation belegen.

E-Rechnungs-Studio ist Viewer, Validator und Konverter. Es ist kein Rechnungsarchiv und kein Buchhaltungssystem.

Rechnungen mit Beteiligung öffentlicher Auftraggeber (B2G)

Vergaberechtliche Vorgaben gelten gesondert und können ein bestimmtes Portal, Netzwerk, Format, eine Leitweg-ID, eine Kundenreferenz oder zusätzliche Felder verlangen. Die Leitweg-ID ist gewöhnlich eine B2G-Routingkennung und keine allgemeine Vorgabe für den inländischen B2B-Empfang. Befolgen Sie die Anweisungen der jeweiligen Behörde.

Peppol und andere Netzwerke

Peppol kann eine strukturierte, automatisierte Übermittlung ermöglichen und sinnvoll oder vertraglich vorgeschrieben sein. Das deutsche Umsatzsteuerrecht verpflichtet jedoch nicht jeden inländischen B2B-Empfänger allein wegen der Empfangsbereitschaft zum Beitritt zu Peppol.

Ausländische Lieferanten und Kunden

Die deutsche inländische B2B-Pflicht greift nicht allein deshalb, weil eine Partei eine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzt. Niederlassung, Leistungsort, ausländische E-Rechnungsvorgaben, Verträge und B2G-Regeln können zu einem anderen Ergebnis führen. Prüfen Sie grenzüberschreitende Fälle deshalb gesondert.

Private Empfänger (B2C)

Ein privater Verbraucher muss im Rahmen der inländischen B2B-Pflicht keinen geschäftlichen Empfangsprozess für E-Rechnungen einrichten. Für elektronische Rechnungen an Verbraucher gelten gesonderte Zustimmungsvoraussetzungen und umsatzsteuerliche Regeln.

Kleinunternehmer und Unternehmen mit steuerfreien Umsätzen

Für Kleinunternehmer oder Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen, besteht keine allgemeine Empfangsausnahme. Eine Ausnahme von der Ausstellungspflicht beseitigt die Pflicht zur Empfangsbereitschaft nicht. Lesen Sie den vollständigen Leitfaden für Kleinunternehmer.

• Veröffentlichen und überwachen Sie eine zuverlässige E-Mail-Adresse oder einen vereinbarten Übermittlungsweg.
• Sichern Sie jede empfangene Originaldatei vor der Verarbeitung.
• Unterscheiden Sie XRechnung, eine ZUGFeRD-Datei in einem geeigneten Profil und eine reine PDF korrekt.
• Machen Sie die vollständigen strukturierten Daten mit einem Viewer lesbar.
• Validieren Sie das technische Format und bewahren Sie sinnvolle Nachweise der Prüfung auf.
• Gleichen Sie Lieferant, Bestellung, Leistung, Bankverbindung, Steuer, Summen und Referenzen mit verlässlichen Unterlagen ab.
• Bitten Sie den Aussteller um die Berichtigung von Fehlern; überschreiben Sie niemals das Original des Lieferanten.
• Übergeben Sie das strukturierte Original und die zugehörigen Unterlagen an einen geeigneten Aufbewahrungs- und Buchhaltungsprozess.
• Prüfen Sie gesonderte Portal-, B2G-, Vertrags- oder grenzüberschreitende Vorgaben.

• Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung (Stand März 2026)
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025: aktuelle Verwaltungsanweisung zur E-Rechnung
• § 14 UStG: Rechnungsstellung und Vorgaben zum strukturierten Format
• § 14b UStG: achtjährige Rechnungsaufbewahrung
• Bundesfinanzministerium: GoBD, geändert am 14. Juli 2025
• E-Rechnung Bund: FAQ zur Leitweg-ID