E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt 2026?

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Für Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind, müssen sie jedoch keine E-Rechnung ausstellen – auch nicht allein wegen der allgemeinen Stichtage 2027 und 2028. Papierrechnungen bleiben möglich; reine PDFs dürfen mit Zustimmung des Empfängers elektronisch versandt werden, während regelkonforme E-Rechnungen freiwillig genutzt werden können.

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Kurzantwort: Empfang, Ausstellung, PDF und Aufbewahrung

Frage	Kurzantwort	Was ist praktisch zu tun?
Muss ich E-Rechnungen empfangen können?	Ja, seit dem 1. Januar 2025.	Richten Sie einen zuverlässigen Empfangsweg ein, machen Sie eingehendes XML lesbar und bewahren Sie das strukturierte Original auf.
Muss ich für Umsätze nach § 19 UStG E-Rechnungen ausstellen?	Nein. Nach derzeitiger Rechtslage nimmt § 34a UStDV Umsätze nach § 19 UStG von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung aus.	Papier bleibt möglich. Eine reine PDF erfordert die Zustimmung des Empfängers; eine regelkonforme E-Rechnung kann freiwillig genutzt werden.
Endet die Ausnahme von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, 2027 oder 2028?	Nein. Nach derzeitiger Rechtslage hat sie kein gesetzliches Enddatum.	Die Stichtage ersetzen § 34a UStDV nicht. Prüfen Sie neu, wenn § 19 UStG wegfällt oder eine andere Regel beziehungsweise ein Vertrag gilt.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?	Umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre.	Bewahren Sie die strukturierte Originaldatei unversehrt und maschinell lesbar auf; andere Buchführungspflichten können darüber hinausgehen.

Zuletzt inhaltlich geprüft: 11. August 2026. Abgeglichen mit der BMF-FAQ (Stand März 2026), der aktuellen Verwaltungsanweisung und dem geltenden Gesetzestext.

Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob § 19 UStG anwendbar ist, muss für das konkrete Unternehmen und den jeweiligen Umsatz beurteilt werden.

Auf dieser Seite

Wer als Kleinunternehmer gilt
Was 2026, 2027 und 2028 gilt
E-Rechnungen empfangen, lesen, prüfen und aufbewahren
Papier, PDF, XRechnung und ZUGFeRD
Pflichtangaben nach § 34a UStDV
Praxisbeispiele
Was sich bei der Regelbesteuerung ändert
Behörden, Verträge und ausländische Kunden
Praxis-Checkliste
Amtliche Quellen
Häufige Fragen

Wer ist Kleinunternehmer nach § 19 UStG?

„Kleinunternehmer“ bezeichnet einen umsatzsteuerlichen Status nach deutschem Recht, keine Rechtsform und nicht allgemein jedes kleine Unternehmen. Die Regelung kann für Freiberufler, Einzelunternehmer, Personengesellschaften und GmbHs gelten – unabhängig davon, ob die Tätigkeit haupt- oder nebenberuflich ausgeübt wird. Allein eine geringe Unternehmensgröße begründet den Status jedoch nicht. Ein Kleingewerbe ist ein anderer Begriff.

Bei einem bestehenden inländischen Unternehmen gilt § 19 UStG grundsätzlich, wenn der tatsächliche Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Der Gesamtumsatz ist eine umsatzsteuerliche Größe, die im Wesentlichen auf vereinnahmten Entgelten beruht – nicht einfach auf dem Wert der ausgestellten Rechnungen.

Im Jahr der Unternehmensgründung gilt als tatsächliche Grenze für das laufende Jahr ein Gesamtumsatz von 25.000 Euro.
Wird die Grenze des laufenden Jahres überschritten, unterliegen bereits der Umsatz, mit dem der Gesamtumsatz die Grenze überschreitet, und alle folgenden Umsätze der Regelbesteuerung; frühere nach § 19 UStG steuerfreie Umsätze bleiben steuerfrei.
Wurde die Vorjahresgrenze überschritten, gilt grundsätzlich ab Beginn des folgenden Jahres die Regelbesteuerung.

Die 800.000-Euro-Grenze gehört zu einer eigenen Übergangsregel für E-Rechnungen. Sie entscheidet nicht darüber, ob ein Unternehmen Kleinunternehmer ist. So funktioniert die Übergangsregel für 2027.

Was gilt 2026, 2027 und 2028?

Für diese Ausnahme nach § 34a UStDV ist nach derzeitiger Rechtslage kein gesetzliches Enddatum vorgesehen. Sie gehört nicht zu den befristeten Übergangsregeln, die Ende 2026 oder 2027 auslaufen.

Jahr	Empfang	Ausstellung für Umsätze nach § 19 UStG	Papier oder reine PDF
2026	Verpflichtend	Kein verpflichtendes E-Rechnungsformat	Zulässig; eine elektronisch versandte PDF erfordert die Zustimmung des Empfängers
2027	Verpflichtend	Kein verpflichtendes E-Rechnungsformat	Zulässig; solange § 19 UStG gilt, ist die 800.000-Euro-Übergangsregel nicht maßgeblich. Eine elektronisch versandte PDF braucht weiterhin die Zustimmung des Empfängers
2028	Verpflichtend	Weiterhin nach § 34a UStDV ausgenommen	Für Umsätze nach § 19 UStG weiterhin zulässig; eine elektronisch versandte PDF erfordert die Zustimmung des Empfängers

Diese Antworten betreffen Umsätze, die tatsächlich nach § 19 UStG steuerfrei sind. Vergaberechtliche Vorgaben, Verträge, ausländische Regeln oder ein Wechsel zur Regelbesteuerung können zu einem anderen Ergebnis führen.

E-Rechnung als Kleinunternehmer empfangen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Für Kleinunternehmer gibt es keine Ausnahme von der Empfangspflicht. Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach genügt dafür; eine besondere Rechnungsadresse ist nicht vorgeschrieben.

Benötige ich spezielle Software oder ein Behördenportal?

Allein für den Empfang von E-Rechnungen benötigen Sie weder ein besonderes Postfach noch ein zentrales Behördenportal oder ein kostenpflichtiges Buchhaltungssystem. Für XRechnungs-XML benötigen Sie jedoch einen Viewer sowie einen geeigneten Prozess, um das strukturierte Original aufzubewahren. Viewer und Validator von E-Rechnungs-Studio sind derzeit kostenlos, erfordern kein Konto und haben kein monatliches Nutzungslimit.

Auch die Finanzverwaltung stellt mit ELSTER einen kostenlosen E-Rechnungsviewer bereit.

Stimmen Sie mit Ihren Lieferanten einen zuverlässigen Empfangsweg ab, etwa eine E-Mail-Adresse, ein Portal oder eine Schnittstelle.
Machen Sie XRechnungs-XML mit einem Viewer lesbar. Eine regelkonforme ZUGFeRD-Rechnung enthält eine lesbare PDF-Darstellung; weichen die Darstellungen voneinander ab, ist jedoch das strukturierte XML maßgeblich.
Eine technische Validierung kann Formatfehler und Verstöße gegen Geschäftsregeln erkennen. Sie beweist nicht, dass Lieferant, Bankverbindung, Geschäftsvorgang oder Beträge inhaltlich richtig sind.
Eine vollständig automatisierte Weiterverarbeitung ist nicht vorgeschrieben. Die strukturierte Rechnung muss aber zugänglich und lesbar bleiben.

Kann oder will ein Empfänger eine E-Rechnung nicht annehmen, hat er steuerrechtlich keinen allgemeinen Anspruch auf Papier oder PDF, wenn der Lieferant eine E-Rechnung ausstellen muss.

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Strukturiertes Original aufbewahren – nicht nur einen Ausdruck

Für eingehende Rechnungen und Kopien ausgehender Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt, maschinell lesbar und in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Am sichersten ist es, die vollständige Originaldatei aufzubewahren – besonders bei einer Hybridrechnung mit Anlagen oder zusätzlichen Angaben.

Andere steuerliche, handelsrechtliche und GoBD-Pflichten können zusätzliche Unterlagen oder Kontrollen erfordern. E-Rechnungs-Studio ist Viewer, Validator und Konverter, aber kein Rechnungsarchiv.

Kann ich durch den Empfang einer E-Rechnung Vorsteuer abziehen?

Nein. Das Rechnungsformat ändert nichts an Ihrem Kleinunternehmerstatus. Vorsteuer aus Eingangsleistungen, die für nach § 19 UStG steuerfreie Umsätze verwendet werden, ist grundsätzlich nicht abzugsfähig. Beim Wechsel zur Regelbesteuerung können besondere Berichtigungsvorschriften gelten.

Papier, PDF, XRechnung oder ZUGFeRD versenden

Die Ausnahme vom E-Rechnungsformat beseitigt nicht die zugrunde liegende Pflicht zur Rechnungsausstellung, soweit das Steuerrecht eine Rechnung verlangt. Sie bedeutet, dass eine Rechnung über einen nach § 19 UStG steuerfreien Umsatz nicht im verpflichtenden E-Rechnungsformat ausgestellt werden muss.

Format	Rechnungsart	Zustimmung des Empfängers bei inländischen B2B-Umsätzen	Hinweis für die Praxis
Papier	Sonstige Rechnung	Keine Zustimmung des Empfängers erforderlich	Für Umsätze nach § 19 UStG zulässig, sofern nicht eine andere Vorschrift oder ein Vertrag ein strukturiertes Format verlangt.
Reine PDF per E-Mail	Elektronische sonstige Rechnung, keine E-Rechnung	Erforderlich; eine besondere Form ist nicht vorgeschrieben	Die Zustimmung kann ausdrücklich, konkludent – etwa durch widerspruchslose Annahme – oder nachträglich erteilt werden.
Regelkonforme XRechnung oder geeignetes ZUGFeRD	E-Rechnung	Bei einem Umsatz zwischen inländischen Unternehmern nicht erforderlich	Die freiwillige Nutzung ist möglich. Format, Übertragungsweg und Kundenreferenzen sollten trotzdem abgestimmt werden.

XRechnung ist strukturiertes XML. Geeignete ZUGFeRD-Profile ab Version 2.0.1 kombinieren PDF/A-3 mit eingebettetem EN-16931-XML. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Formatvorgaben der deutschen E-Rechnungspflicht nicht. XRechnung und ZUGFeRD vergleichen.

Eine Word- oder Excel-Datei – und auch eine daraus erzeugte reine PDF – ist keine E-Rechnung, weil ihr strukturierte Rechnungsdaten fehlen. Für einen nach § 19 UStG steuerfreien Umsatz kann sie nach den oben beschriebenen Zustimmungsregeln dennoch als „sonstige Rechnung“ verwendet werden.

Die oben beschriebene Möglichkeit, eine freiwillige regelkonforme E-Rechnung ohne Zustimmung zu versenden, betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Bei Privatkunden oder einem Umsatz mit einer nicht im Inland ansässigen Partei müssen Zustimmung und andere nationale Regeln gesondert geprüft werden.

Wie kann ich als Kleinunternehmer freiwillig eine E-Rechnung erstellen?

Stellen Sie die Rechnungsangaben nach § 34a UStDV sowie alle vom Kunden verlangten Bestellerreferenzen, Bestellnummern, Zahlungsangaben und Portalangaben zusammen.
Erstellen Sie eine geeignete XRechnung oder ZUGFeRD-Datei. Wenn Sie eine vorhandene PDF umwandeln, prüfen Sie jeden extrahierten Wert, statt seine Richtigkeit vorauszusetzen.
Prüfen und validieren Sie die strukturierten Daten technisch. Jede umsatzsteuerrechtlich erforderliche Angabe muss im XML enthalten sein; eine unstrukturierte Anlage kann diese Angaben ergänzen, aber nicht ersetzen.
Stimmen Sie Übertragungsweg und Referenzen ab. Bewahren Sie anschließend die vollständige versandte strukturierte Datei und, soweit sinnvoll, den zugehörigen Validierungsbericht auf.

Vorhandene PDF-Rechnung umwandeln

Welche Angaben muss eine Kleinunternehmerrechnung enthalten?

§ 34a UStDV enthält eine vereinfachte Liste der gesetzlichen Mindestangaben für eine gewöhnliche Kleinunternehmerrechnung:

Vollständige Namen und Anschriften des leistenden Unternehmers und des Empfängers.
Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers.
Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
Das Gesamtentgelt sowie ein eindeutiger Hinweis darauf, dass für den Umsatz die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt.
Die Angabe „Gutschrift“, wenn der Empfänger oder ein von ihm beauftragter Dritter die Rechnung im vereinbarten Gutschriftverfahren ausstellt.

Beispiel für den Hinweis auf die Steuerbefreiung: „Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“

Geben Sie nicht „0 % Umsatzsteuer“ an und weisen Sie keine Umsatzsteuer gesondert aus. § 19 UStG ist eine Steuerbefreiung und kein Nullsteuersatz; unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer kann geschuldet werden.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum gehören nicht zu den sechs Mindestkategorien des § 34a UStDV. Für andere Aufzeichnungen können sie dennoch sinnvoll oder erforderlich sein. Eine freiwillige XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung benötigt außerdem zusätzliche technische Pflichtfelder. Jede umsatzsteuerrechtlich erforderliche Angabe muss in den strukturierten Daten enthalten sein; ein bloßer Verweis auf eine unstrukturierte Anlage genügt nicht, Anlagen dürfen das XML jedoch ergänzen. Die sechs steuerlichen Mindestangaben allein garantieren daher weder eine erfolgreiche EN-16931-Validierung noch die Annahme durch ein Portal.

Für Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto nach § 33 UStDV und für Fahrausweise nach § 34 UStDV gelten eigene vereinfachte Anforderungen.

Drei Beispiele aus der Praxis

Beispiel	Was gilt?
Eine freiberufliche Designerin mit Kleinunternehmerstatus erhält von einem deutschen Lieferanten eine XRechnung.	Die XML-Datei muss empfangen und aufbewahrt werden. Ein Viewer macht sie lesbar; ihr Empfang verpflichtet die Designerin nicht dazu, selbst XRechnungen auszustellen.
Die Designerin sendet einem deutschen Geschäftskunden eine reine PDF-Rechnung über 900 Euro per E-Mail.	Die PDF kann für den nach § 19 UStG steuerfreien Umsatz genutzt werden, aber der Kunde muss diesem elektronischen Format zustimmen. Für eine freiwillige regelkonforme E-Rechnung ist diese Zustimmung nicht erforderlich.
Eine kleine GmbH erzielt 300.000 Euro Jahresumsatz, wendet die Steuerbefreiung nach § 19 UStG aber nicht an.	Sie ist nicht allein wegen ihrer Größe Kleinunternehmer. Die allgemeine E-Rechnungspflicht und die separate 800.000-Euro-Übergangsregel müssen geprüft werden.

Was ändert sich, wenn § 19 UStG nicht mehr gilt?

Sobald die Kleinunternehmerregelung nicht mehr anwendbar ist, müssen die allgemeinen Umsatzsteuer- und E-Rechnungsregeln ab diesem Zeitpunkt neu geprüft werden. Dazu kann es kommen, weil eine Umsatzgrenze überschritten wird oder weil das Unternehmen auf § 19 UStG verzichtet und zur Regelbesteuerung optiert.

Wird die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr überschritten, endet die Steuerbefreiung für den Umsatz, mit dem der Gesamtumsatz die Grenze überschreitet, und für alle folgenden Umsätze.
Wird die Vorjahresgrenze von 25.000 Euro überschritten, gilt grundsätzlich ab Beginn des folgenden Jahres die Regelbesteuerung.
Ein freiwilliger Verzicht wirkt ab Beginn des gewählten Besteuerungszeitraums und bindet das Unternehmen grundsätzlich mindestens fünf Kalenderjahre.

Der Wegfall von § 19 UStG bedeutet nicht immer, dass noch am selben Tag eine E-Rechnung fällig wird. Entscheidend bleiben der zugrunde liegende Umsatz, beide Parteien, die anwendbare allgemeine Übergangsfrist und weitere gesetzliche Ausnahmen. Vollständige Fristen der deutschen E-Rechnungspflicht prüfen.

Behörden, Verträge und ausländische Kunden

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G)

Die umsatzsteuerliche Ausnahme nach § 34a UStDV setzt eigenständige Vergabevorschriften nicht außer Kraft. Je nach Behörde und Vertrag können XRechnung oder ein anderes EN-16931-Format, ein Portal, eine Leitweg-ID, Bestellerreferenzen oder weitere Angaben erforderlich sein. Die Vorschriften von Bund, Ländern und Kommunen sind nicht einheitlich. Prüfen Sie deshalb die Vorgaben des Auftraggebers.

Anforderungen von Kunden und Verträgen

Ein Geschäftskunde kann ein strukturiertes Format, einen Übertragungsweg oder eine Kundenreferenz vertraglich oder als Prozessvorgabe verlangen. Das begründet keine umsatzsteuerrechtliche Pflicht, kann bei Nichtbeachtung aber dennoch zur Ablehnung oder verspäteten Zahlung führen.

Ausländische Kunden und Lieferanten

Die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht gilt nur, wenn beide Unternehmen für diese Umsatzsteuerzwecke in Deutschland ansässig sind. Eine deutsche Umsatzsteuerregistrierung allein führt bei einem ausländischen Unternehmen nicht zwangsläufig zu einer Ansässigkeit in Deutschland. Ausländische E-Rechnungsvorschriften, Leistungsortregeln, Verträge und die EU-Kleinunternehmerregelung können dennoch gelten; grenzüberschreitende Fälle müssen daher gesondert geprüft werden.

Praxis-Checkliste für Kleinunternehmer

Prüfen Sie, ob § 19 UStG auf den konkreten Umsatz anwendbar ist.
Teilen Sie Lieferanten eine überwachte Adresse oder einen vereinbarten Empfangsweg mit.
Stellen Sie sicher, dass Sie XRechnungs-XML und den strukturierten Teil von ZUGFeRD darstellen können.
Prüfen Sie vor der Zahlung sowohl das technische Ergebnis als auch die inhaltlichen Rechnungsangaben.
Bewahren Sie die vollständige Originaldatei und zugehörige steuerlich relevante Dokumente auf.
Klären Sie, welches Format, welchen Übertragungsweg und welche Referenzen Ihre Kunden erwarten.
Holen Sie die Zustimmung des Empfängers ein, bevor Sie eine reine PDF elektronisch versenden.
Prüfen Sie Umsatzsteuerstatus und allgemeine E-Rechnungspflicht erneut, wenn sich Umsatz oder Besteuerung ändern.

Amtliche Quellen

Häufige Fragen

Müssen Kleinunternehmer seit 2025 E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Inländische Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach reicht für die Empfangsmöglichkeit aus; eine automatische Weiterverarbeitung ist nicht vorgeschrieben. Eingehende strukturierte Rechnungen müssen aber lesbar gemacht und ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

Müssen Kleinunternehmer 2026, 2027 oder 2028 E-Rechnungen ausstellen?

Für Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind, besteht nach § 34a UStDV keine Pflicht zur Ausstellung im E-Rechnungsformat. Diese gesetzliche Ausnahme endet nicht allein wegen der Stichtage 2027 oder 2028. Fällt die Kleinunternehmerregelung weg, sind ab diesem Zeitpunkt die allgemeinen Regeln, Übergangsfristen und weiteren Ausnahmen erneut zu prüfen.

Dürfen Kleinunternehmer weiterhin PDF-Rechnungen versenden?

Ja. Für einen nach § 19 UStG steuerfreien Umsatz darf weiterhin eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Eine Papierrechnung ist möglich. Eine reine PDF ist keine E-Rechnung und darf elektronisch nur mit Zustimmung des Empfängers übermittelt werden; die Zustimmung kann ausdrücklich, konkludent – etwa durch widerspruchslose Annahme – oder nachträglich erteilt werden.

Braucht eine freiwillige E-Rechnung eines Kleinunternehmers die Zustimmung des Empfängers?

Bei einem Umsatz zwischen inländischen Unternehmern kann eine regelkonforme E-Rechnung freiwillig ohne Zustimmung des Empfängers ausgestellt und übermittelt werden. Format, Übertragungsweg und Kundenreferenzen sollten trotzdem abgestimmt werden. Bei Privatkunden oder grenzüberschreitenden Fällen gelten andere Zustimmungsvorgaben oder ausländische Regeln.

Was ist der Unterschied zwischen Kleinunternehmer, Kleingewerbe und der 800.000-Euro-Grenze?

Kleinunternehmer ist ein Umsatzsteuerstatus nach § 19 UStG. Er setzt bei einem bestehenden inländischen Unternehmen grundsätzlich höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr voraus. Kleingewerbe bezeichnet etwas anderes. Die 800.000-Euro-Grenze gehört ausschließlich zur E-Rechnungs-Übergangsregel für 2027 und ist keine Kleinunternehmergrenze.

Welche Pflichtangaben muss eine Kleinunternehmerrechnung enthalten?

§ 34a UStDV verlangt grundsätzlich Namen und Anschriften beider Parteien, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung sowie Gesamtentgelt mit Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG sowie bei einem Gutschriftverfahren die Angabe „Gutschrift“. Eine freiwillige XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung benötigt zusätzliche technische Pflichtfelder. Für Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto und Fahrausweise gelten eigene vereinfachte Regeln nach §§ 33 und 34 UStDV.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für eine E-Rechnung?

Nicht allein wegen der E-Rechnung. Für die steuerlichen Mindestangaben nach § 34a UStDV genügt wahlweise die Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers. Ein gewähltes Format, Kundenportal, grenzüberschreitender Sachverhalt oder Auftraggeber kann jedoch weitere Identifikatoren verlangen.

Kann ich aus einer empfangenen E-Rechnung Vorsteuer abziehen?

Nicht allein wegen des Rechnungsformats. Der Empfang einer E-Rechnung ändert den Kleinunternehmerstatus nicht. Vorsteuer aus Eingangsleistungen, die für nach § 19 UStG steuerfreie Umsätze verwendet werden, ist grundsätzlich nicht abziehbar. Beim Wechsel zur Regelbesteuerung können besondere Übergangs- und Berichtigungsregeln gelten.

Wie lange müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen aufbewahren?

Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Originalteil unversehrt und maschinell lesbar erhalten bleiben. Andere steuerliche oder handelsrechtliche Pflichten können zusätzliche Unterlagen oder längere Fristen betreffen.

Was gilt für Kleinunternehmer bei Rechnungen an Behörden?

Vergabe- und Vertragsregeln gelten neben dem Umsatzsteuerrecht. Eine Behörde kann deshalb unabhängig von § 34a UStDV eine XRechnung oder ein anderes EN-16931-Format, ein Portal, eine Leitweg-ID und weitere Referenzen verlangen. Die Vorgaben unterscheiden sich je nach Bund, Land, Kommune und konkretem Auftrag.