PDF zu ZUGFeRD konvertieren: Hybrid‑E‑Rechnung als PDF/A‑3

ZUGFeRD ist ideal, wenn du eine ganz normale PDF‑Rechnung behalten willst – aber zusätzlich maschinenlesbare E‑Rechnungsdaten brauchst. Das Ergebnis ist ein einziges Dokument: Menschen lesen die PDF, Systeme verarbeiten das eingebettete XML. Mit E‑Rechnungs‑Studio kannst du aus einer vorhandenen PDF ein ZUGFeRD‑PDF erzeugen, die Daten validieren und bei Bedarf per Klartext korrigieren.

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Kurz erklärt (TL;DR)

ZUGFeRD = PDF + eingebettetes XML (Hybridformat).
Für die Verarbeitung zählt die strukturierte Information, nicht nur die Optik.
Du bekommst am Ende ein PDF, das für Menschen und Systeme funktioniert.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides E‑Rechnungsformat: eine PDF/A‑3‑Datei mit eingebettetem XML, typischerweise auf Basis von EN 16931. Das macht ZUGFeRD besonders praktisch für B2B‑Prozesse, in denen weiterhin PDF‑Belege erwartet werden, aber Systeme bereits automatisiert arbeiten.

Warum „nur PDF“ oft nicht reicht

Eine PDF ist visuell – aber nicht zuverlässig maschinenlesbar. Wenn dein Empfänger strukturierte E‑Rechnungsdaten erwartet (z. B. für automatische Prüfung/Import), brauchst du XML‑Daten nach einem Standard.

ZUGFeRD löst das, ohne dass du auf das vertraute PDF verzichten musst.

So erzeugst du ein ZUGFeRD‑PDF aus einer bestehenden PDF

1) PDF hochladen

Lade deine Rechnung als PDF hoch. Das Tool extrahiert Rechnungsheader, Parteien, Positionen, Mehrwertsteuer und Summen.

2) Ergebnis prüfen (Preview + XML)

Du vergleichst Original‑PDF, Preview‑PDF (aus den Daten gerendert) und die XML‑Daten der E‑Rechnung.

3) Validierung verstehen

Fehler und Warnungen werden nach Schweregrad gebündelt und in praktischen Schritten erklärt.

4) Korrekturen als Änderungswunsch

Beispiele: „Zahlungsziel fehlt – bitte ergänzen“, „Empfängeradresse ist falsch“ oder „Position 3 braucht eine genauere Beschreibung“.

5) ZUGFeRD‑PDF exportieren

Wenn alles stimmig ist, exportierst du das finale ZUGFeRD‑PDF mit eingebettetem XML.

Was du unbedingt prüfen solltest (weil es wichtig ist)

Stimmen Beträge/Steuern/Summen exakt?
Sind Verkäufer & Käufer vollständig (Name, Adresse, ggf. IDs)?
Sind Positionen eindeutig beschrieben (Menge, Einheit, Leistung, Preis)?
Sind Zahlungsbedingungen klar (Fälligkeit, IBAN/BIC, Skonto)?

FAQ

Ist ZUGFeRD eine E‑Rechnung?

Ja, wenn das eingebettete XML dem geforderten Standard/Profil entspricht (z. B. EN‑16931‑konform).

Was passiert, wenn PDF und XML unterschiedliche Werte zeigen?

Dann zählt im Zweifel die strukturierte Information. Deshalb solltest du das XML (über Preview/Viewer) immer mitprüfen.

Brauche ich XML‑Know‑how?

Nein. E‑Rechnungs‑Studio übernimmt Struktur & Validierung; du gibst Änderungen in normaler Sprache an.

Kann ich statt ZUGFeRD auch nur XML exportieren?

Ja – je nach Empfänger kann XRechnung‑XML ausreichend oder sogar vorgeschrieben sein.

Jetzt ausprobieren

Lade deine PDF hoch und erzeuge ein ZUGFeRD‑PDF, das sowohl für Menschen als auch für Systeme „sauber“ funktioniert.