E‑Rechnungs-StudioE‑Rechnung einfach erklärt: XRechnung, ZUGFeRD, EN 16931
Dieser kurze Ratgeber erklärt die wichtigsten Begriffe rund um E‑Rechnungen – ohne Fachjargon. Wenn du direkt loslegen willst, lade eine PDF hoch und erzeuge mit E‑Rechnungs‑Studio eine prüfbare E‑Rechnung.
In 30 Sekunden
- Eine E‑Rechnung enthält maschinenlesbare, strukturierte Rechnungsdaten.
- EN 16931 definiert das europäische Datenmodell hinter vielen Formaten.
- XRechnung ist eine deutsche EN 16931‑Spezifikation als XML.
- ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebettetem EN 16931‑XML.
Hinweis für Deutschland: Empfangspflicht seit 01.01.2025; für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis 31.12.2026 oder in Einzelfällen bis 31.12.2027. Details im Ratgeber zum Zeitplan.
Was ist eine E‑Rechnung?
Eine E‑Rechnung ist mehr als eine PDF. Statt nur ein Dokument für Menschen zu sein, enthält sie strukturierte Rechnungsdaten in einem standardisierten XML‑Format. Diese Daten sind maschinenlesbar: Systeme können Beträge, Steuern, Positionen und Rechnungspartner automatisiert übernehmen und prüfen. Das XML folgt definierten Regeln zu Pflichtfeldern, Codetabellen und konsistenten Berechnungen.
Eine PDF kann weiterhin als Lesekopie existieren, ersetzt aber die strukturierten Daten nicht. Je nach Format wird das XML als separate Datei (z. B. XRechnung) versendet oder in eine PDF eingebettet (ZUGFeRD).
Was bedeutet EN 16931?
EN 16931 ist die europäische Norm, die beschreibt, welche Informationen eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie diese in einem gemeinsamen Datenmodell abgebildet werden. Das Ziel ist Interoperabilität: Eine Rechnung soll zwischen unterschiedlichen Systemen konsistent verstanden werden.
Die Norm definiert Datenfelder, Beziehungen und Geschäftsregeln – zum Beispiel Summen, Umsatzsteuer, Zahlungsbedingungen oder Referenzen. Konkrete Formate und nationale Ausprägungen bauen darauf auf. Wenn eine Rechnung EN 16931‑basiert ist, kann sie validiert und automatisiert verarbeitet werden.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist eine deutsche Spezifikation für EN 16931‑basierte E‑Rechnungen. Technisch ist sie eine CIUS (Core Invoice Usage Specification): Sie präzisiert das europäische Datenmodell für einen konkreten Anwendungsfall und legt fest, welche Felder verpflichtend, optional oder ausgeschlossen sind.
XRechnung begegnet dir häufig im Kontext der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. XRechnung ist reines XML (ohne PDF) und wird typischerweise direkt von System zu System ausgetauscht. Validatoren prüfen Struktur und Geschäftsregeln (Pflichtfelder, Codes und Summen).
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: Du erhältst eine normale, für Menschen lesbare PDF, und ein EN 16931‑konformes XML ist darin eingebettet. Menschen öffnen die PDF wie gewohnt, während Systeme die strukturierten Daten automatisch auslesen und verarbeiten.
Das ist praktisch, wenn du eine visuelle Rechnung brauchst, aber dennoch maschinenlesbare Daten liefern möchtest. Kurz gesagt: ZUGFeRD verbindet Lesbarkeit (PDF) und Automatisierung (XML) in einer Datei.
So hilft E‑Rechnungs‑Studio
Mit E‑Rechnungs‑Studio kannst du aus einer bestehenden PDF eine prüfbare E‑Rechnung erstellen:
- PDF hochladen
- XML erzeugen
- Validieren (Fehler und Warnungen prüfen)
- PDF‑Vorschau ansehen
- ZUGFeRD exportieren und herunterladen
FAQ
Reicht eine PDF‑Rechnung aus?
Eine PDF ist in erster Linie ein lesbares Dokument für Menschen. Viele Prozesse rund um E‑Rechnungen setzen aber auf strukturierte Daten, damit Systeme Positionen, Steuern und Summen automatisch übernehmen und prüfen können.
Ob eine PDF reicht, hängt vom Empfänger und dem jeweiligen Prozess ab. Wenn strukturierte Daten erwartet werden, ist eine PDF allein oft nicht genug.
Kann ich eine bestehende PDF in eine E‑Rechnung umwandeln?
Ja. Aus einer vorhandenen PDF lassen sich häufig die relevanten Rechnungsdaten extrahieren und als XML (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD‑XML) strukturieren.
In der Praxis lohnt sich ein kurzer Check: Je nach Layout, Tabellen und Schriftarten kann die automatische Erkennung Details verwechseln. E‑Rechnungs‑Studio zeigt dir die Ergebnisse, damit du sie prüfen und korrigieren kannst.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML‑Format. Es enthält nur die strukturierten Daten und wird typischerweise direkt von System zu System ausgetauscht.
ZUGFeRD ist hybrid: Eine PDF‑Rechnung bleibt als Lesekopie erhalten, und das EN 16931‑konforme XML ist in der PDF eingebettet. So können Menschen die PDF lesen, während Software das XML verarbeitet.
Was bedeutet „validieren“ bei einer E‑Rechnung?
Validieren heißt: Ein Validator prüft, ob die XML‑Struktur korrekt ist und ob die Geschäftsregeln eingehalten werden. Dazu zählen Pflichtfelder, Codetabellen und Rechenregeln (z. B. Summen, Steuern, Rundungen).
Das Ergebnis ist meist ein Bericht mit Fehlern und Warnungen, die dir helfen, die Rechnung technisch und inhaltlich konsistent zu machen.
Warum zeigt ein Validator Fehler und Warnungen?
Fehler sind klare Regelverstöße (z. B. fehlende Pflichtangaben oder ungültige Codes) und verhindern in der Regel eine erfolgreiche Verarbeitung.
Warnungen deuten auf mögliche Unstimmigkeiten hin, die je nach Kontext trotzdem akzeptabel sein können. Sie sind ein Hinweis, genauer hinzuschauen, bevor du die E‑Rechnung weitergibst.
Was bekomme ich am Ende heraus?
Du erhältst die erzeugten strukturierten Rechnungsdaten als XML sowie die Validierungsergebnisse. Zusätzlich kannst du dir eine PDF‑Vorschau ansehen, um die visuelle Darstellung zu prüfen.
Wenn du ZUGFeRD nutzt, bekommst du ein ZUGFeRD‑PDF mit eingebettetem XML, das sowohl für Menschen als auch für Systeme geeignet ist.
Was passiert mit meiner hochgeladenen PDF?
Die PDF wird verarbeitet, um Rechnungsdaten zu erkennen, ein passendes XML zu erzeugen und – falls nötig – eine Vorschau zu erstellen.
Details zur Datenverarbeitung findest du in der Datenschutzerklärung.
Muss ich technische XML‑Kenntnisse haben?
Nein. Du musst kein XML schreiben. E‑Rechnungs‑Studio erzeugt die Struktur und zeigt dir Hinweise aus der Validierung, damit du gezielt nachbessern kannst.
Wenn du die Begriffe E‑Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD und EN 16931 grob einordnen kannst, fällt dir die Prüfung meist noch leichter – dafür ist dieser Ratgeber gedacht.