E‑Rechnungs-StudioEN 16931 einfach erklärt: der Standard hinter XRechnung & ZUGFeRD
EN 16931 klingt nach Normen‑Dschungel – ist aber im Kern simpel: Der Standard beschreibt, welche Rechnungsinformationen eine E‑Rechnung enthalten muss und wie sie semantisch zusammenhängen. Wenn du Begriffe wie XRechnung oder ZUGFeRD einordnen willst, führt an EN 16931 kein Weg vorbei.
EN 16931 in einem Satz
EN 16931 definiert ein gemeinsames europäisches „Rechnungs‑Datenmodell“, damit Systeme E‑Rechnungen zuverlässig austauschen und automatisch verarbeiten können.
EN 16931 ist kein Dateiformat
EN 16931 ist das inhaltliche Modell (welche Daten / welche Regeln). Daraus entstehen konkrete technische Formate – z. B. XML‑Varianten wie UBL oder CII (CrossIndustryInvoice).
Welche Daten gehören typischerweise dazu?
- Verkäufer & Käufer (Name, Adresse, IDs)
- Rechnungsnummer, Datum, ggf. Leistungszeitraum
- Positionen (Beschreibung, Menge, Einheit, Preis, Steuerkategorie)
- Steueraufschlüsselung (VAT‑Breakdown)
- Summen (Netto/Steuer/Brutto)
- Zahlungsbedingungen (Fälligkeit, Zahlungsart, Bankdaten)
Wie hängen XRechnung und ZUGFeRD damit zusammen?
- XRechnung ist eine deutsche Spezifikation/Profil, die EN 16931 konkretisiert (z. B. welche Felder verpflichtend sind, welche Codes zulässig sind).
- ZUGFeRD ist ein Hybrid‑Format: PDF + eingebettetes EN‑16931‑XML.
Beides ist also „EN‑16931‑basierte E‑Rechnung“ – nur anders verpackt und teils anders profiliert.
Mini‑Beispiel: warum Validatoren so streng sind
Stell dir eine Position vor:
- Netto: 100,00 €
- MwSt.: 19 %
- Steuerbetrag: 19,00 €
- Brutto: 119,00 €
In EN‑16931‑basierten Rechnungen müssen diese Werte konsistent sein:
- Positionen → Steueraufschlüsselung → Gesamtsummen
- Rundung muss nachvollziehbar sein
- Steuerkategorie/Steuersatz muss korrekt codiert sein
Ein Validator meckert nicht, weil er „pingelig“ ist, sondern weil Systeme sonst automatisch falsche Buchungen übernehmen würden.
Was macht E‑Rechnungs‑Studio daraus?
E‑Rechnungs‑Studio nimmt eine vorhandene PDF‑Rechnung und erzeugt daraus EN‑16931‑basiertes XML (CII), validiert es und hilft dir beim Korrigieren – bis du eine prüfbare E‑Rechnung exportieren kannst.
FAQ
Warum gibt es UBL und CII?
Beides sind technische XML‑Syntaxen, die das EN‑16931‑Datenmodell ausdrücken können. Welche Syntax du brauchst, hängt vom Empfänger/Portal ab.
Muss jede E‑Rechnung EN 16931 erfüllen?
Für viele Standardfälle in Deutschland (B2B/B2G) orientieren sich die gängigen Formate an EN 16931. Spezifische Ausnahmen/Branchenprofile sind möglich – wichtig ist, was der Empfänger verlangt.
Nächster Schritt
Wenn du EN 16931 grob verstehst, werden XRechnung‑/ZUGFeRD‑Validierungen deutlich leichter. Starte am besten praktisch: PDF hochladen, Ergebnis prüfen, iterieren.