PDF zu XRechnung erstellen: Schritt für Schritt zur validen E‑Rechnung

Du hast eine Rechnung nur als PDF – dein Kunde braucht aber XRechnung? Kein Problem: Eine XRechnung ist keine „schönere PDF“, sondern strukturierte Rechnungsdaten als XML. Genau dabei hilft dir E‑Rechnungs‑Studio: PDF hochladen, Daten prüfen, Validierung verstehen, Korrekturen in Klartext anfordern – und am Ende XRechnung‑XML herunterladen.

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Kurz erklärt (TL;DR)

XRechnung = XML, gedacht für automatische Verarbeitung in Systemen.
Eine normale PDF ist keine E‑Rechnung, auch wenn sie optisch „vollständig“ wirkt.
Mit E‑Rechnungs‑Studio erzeugst du aus einer PDF EN‑16931‑basiertes CII‑XML und kannst es validieren.

Was ist XRechnung – und wann brauchst du sie?

XRechnung ist eine deutsche Spezifikation für elektronische Rechnungen, die auf EN 16931 basiert. Häufig wird XRechnung gefordert, wenn du an öffentliche Auftraggeber oder an Unternehmen mit streng automatisierten Rechnungsprozessen lieferst.

Wichtig: In der Praxis gibt es unterschiedliche technische Ausprägungen (z. B. unterschiedliche XML‑Syntaxen). Kläre im Zweifel mit dem Empfänger, welches Format akzeptiert wird.

PDF vs. XRechnung: der entscheidende Unterschied

Eine PDF ist vor allem für Menschen da. Eine XRechnung enthält die Rechnungsinformationen so, dass Software sie zuverlässig importieren und prüfen kann (Positionen, Steuern, Summen, Zahlungsbedingungen, Referenzen usw.).

Wenn du eine „PDF‑Rechnung als XRechnung“ brauchst, bedeutet das: aus dem PDF muss strukturiertes XML werden.

So machst du aus einer PDF eine XRechnung (mit E‑Rechnungs‑Studio)

1) PDF hochladen

Lade deine vorhandene PDF‑Rechnung hoch. Das Tool extrahiert Rechnungsdaten und erzeugt daraus strukturierte XML‑Daten.

2) Vorschau & Daten prüfen

Vergleiche Original‑PDF, Preview‑PDF (aus den erkannten Daten gerendert) und XML (die eigentliche E‑Rechnung).

3) Validierung lesen (Fehler zuerst)

Die Validierung zeigt dir typische Probleme: fehlende Pflichtfelder, inkonsistente Summen/Steuerberechnungen und unklare oder unvollständige Positionsdaten.

4) Korrigieren – ohne XML zu schreiben

Statt im XML zu suchen, beschreibst du einfach die Änderung, z. B. „Korrigiere die Verkäufer‑E‑Mail“, „Füge eine Beschreibung zu Position 2 hinzu“ oder „Zahlungsziel ist 14 Tage“.

5) XRechnung‑XML herunterladen

Wenn alles passt, lädst du die XML herunter und übergibst sie im gewünschten Prozess (z. B. Portal, E‑Mail, Schnittstelle).

Tipp: Wenn du zusätzlich ein menschlich lesbares PDF im selben Dokument brauchst, nutze alternativ den Export als Hybrid‑PDF (ZUGFeRD).

Checkliste vor dem Versand (Quick‑Check)

Rechnungsnummer & Rechnungsdatum
Leistungsdatum / Leistungszeitraum (wenn nötig)
Verkäufer & Käufer: Name, Anschrift, Kontakt
USt‑IdNr./Steuernummer (falls erforderlich)
Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, IBAN/BIC, Skonto
Positionen: Menge, Einheit, Netto, Steuersatz, Steuerkategorie, Beschreibung
Summen: Netto, Steuer, Brutto – stimmen die Rechenwege?
Referenzen: Bestellnummer / Projekt / ggf. Empfänger‑Vorgaben

FAQ

Kann ich jede PDF in eine XRechnung umwandeln?

Oft ja – aber: bei gescannten PDFs oder sehr komplexen Layouts sind mehr manuelle Korrekturen nötig. Deshalb ist der Review‑Schritt (Preview + XML) so wichtig.

Muss ich XML können?

Nein. Du arbeitest mit Vorschau, Validierung und Änderungswünschen in normaler Sprache.

Woran sehe ich, ob die XRechnung „gültig“ ist?

Eine E‑Rechnung gilt praktisch dann als „ready“, wenn die Validierung keine Fehler mehr zeigt. Warnungen solltest du prüfen und je nach Kontext beheben.

Kann ich zusätzlich eine PDF mitschicken?

Ja – viele Prozesse nutzen zusätzlich eine PDF als Sichtbeleg. Entscheidend für die Systemverarbeitung ist jedoch die strukturierte Rechnung.

Jetzt starten

Lade deine PDF hoch und erstelle in wenigen Minuten eine prüfbare XRechnung‑XML – mit Validierung und Korrekturschleife.