E‑Rechnungs-StudioPDF in ZUGFeRD umwandeln
Laden Sie Ihre Rechnungs-PDF hoch und prüfen Sie die erkannten Daten. Nach derselben Konvertierung erhalten Sie beide Downloads: eine ZUGFeRD-PDF (PDF/A-3) im Referenzprofil XRECHNUNG und eine separate XRechnung-XML-Datei.
ZUGFeRD 2.5.2 / Factur-X 1.09.2 – gültig ab 1. September 2026
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- Rechnungsdaten prüfen
- Validieren
- ZUGFeRD-PDF und XML herunterladen
PDF- oder XML-Rechnung hochladen
Wählen Sie die PDF- oder XML-Rechnung aus, die Sie konvertieren möchten. Anschließend können Sie die erfassten Angaben prüfen und korrigieren.
PDF- oder XML-Rechnung hier ablegen
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Wählt das Profil anhand der Rechnung und Ihrer Anweisungen.
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ZUGFeRD-PDF und XRechnung-XML herunterladen
Laden Sie nach der Konvertierung die ZUGFeRD-PDF herunter. Die XML-Datei finden Sie im Tab „Technisch“ der Rechnung.
ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML)
Eine lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten Rechnungsdaten: ZUGFeRD 2.5.2 / Factur-X 1.09.2 im Referenzprofil XRECHNUNG.
XRechnung (XML)
Dieselben Rechnungsdaten als separate, maschinenlesbare XML-Datei für Empfänger oder Portale, die XRechnung verlangen. Ausgabe: XRechnung 3.0 in UN/CEFACT-CII-Syntax.
Wählen Sie beim Versand die Datei, die Ihr Empfänger oder Portal verlangt. Beide stehen nach demselben Upload zur Verfügung.
Welche PDF-Rechnungen lassen sich umwandeln?
Klare PDF-Rechnungen, die direkt aus einer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, aus Word oder Excel exportiert wurden, bieten in der Regel die beste Grundlage. Auch gescannte PDFs können verarbeitet werden. Bei Scans kann die Erkennung je nach Bildqualität und Layout mehr Nacharbeit erfordern.
Die Umwandlung ändert nicht nur die Dateiendung: Der Konverter liest Rechnungsangaben aus der PDF aus und erstellt daraus strukturierte XML-Daten auf Grundlage der EN 16931.
Um die XML-Daten einer vorhandenen XRechnung-XML-Datei oder ZUGFeRD-Rechnung zu prüfen, verwenden Sie den separaten Validator.
Der Konverter ist für eigene Ausgangsrechnungen und für vereinbarte oder beauftragte Ausstellungsprozesse gedacht. Wenn Sie nur Empfänger einer Lieferantenrechnung sind, erzeugt eine interne Umwandlung keine vom Lieferanten ausgestellte Rechnung. Bitten Sie den Lieferanten um das erforderliche Format – oder um eine Berichtigung, wenn die Rechnung selbst fehlerhaft ist. Eine Ausstellung durch den Empfänger oder einen Dritten setzt ein vereinbartes oder beauftragtes Verfahren voraus.
Für ein gutes Ergebnis:
- Die PDF sollte genau eine Rechnung enthalten.
- Der Standardkonverter unterstützt Rechnungen mit bis zu 100 Positionen.
- Prüfen und ergänzen Sie fehlende oder unklar erkannte Angaben vor dem Download.
Erkannte Rechnungsdaten prüfen und validieren
Vergleichen Sie die erkannten Angaben vor dem Download mit der ursprünglichen PDF. Alle umsatzsteuerlich erforderlichen Rechnungsangaben müssen im strukturierten Teil stehen; eine PDF oder ein Anhang kann fehlende Pflichtangaben dort nicht ersetzen.
Die technische Validierung prüft XML-Struktur, Pflichtfelder und Geschäftsregeln. Sie bestätigt nicht automatisch, dass ausgelesene Angaben sachlich richtig sind, die steuerliche Behandlung im Einzelfall stimmt oder der Empfänger die Rechnung akzeptiert. Gleichen Sie das Ergebnis deshalb mit der PDF und den Vorgaben des Empfängers ab.
Prüfen Sie insbesondere:
- Namen, Anschriften und Steuerkennzeichen des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum sowie Liefer- oder Leistungsdatum beziehungsweise Leistungszeitraum
- Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz jeder Position
- Nettobeträge, Umsatzsteuer, Gesamtsummen und den zu zahlenden Betrag
- Zahlungsbedingungen, Zahlungsdaten und vom Empfänger verlangte Referenzen
CII, UBL und Empfängerreferenzen
Der Konverter erzeugt XRechnung ausschließlich in UN/CEFACT-CII-Syntax. Eine UBL-Ausgabe ist derzeit nicht verfügbar. Prüfen Sie deshalb vor der Konvertierung, ob Ihr Empfänger CII akzeptiert oder ausdrücklich UBL verlangt.
Für XRechnung muss Buyer Reference (BT-10) befüllt sein. Bei öffentlichen Auftraggebern ist dies häufig die mitgeteilte Leitweg-ID. Im B2B-Bereich ist keine Leitweg-ID erforderlich; verwenden Sie den vom Kunden vorgegebenen internen Bezeichner. Ohne einen solchen Bezeichner kann für umsatzsteuerliche Zwecke ein Platzhalter wie „-“ genügen. Empfänger oder Portale können trotzdem eine konkrete Referenz verlangen.
ZUGFeRD-Profile und Versionen · XRechnung und ZUGFeRD vergleichen
Aus Excel oder Word zu ZUGFeRD
Exportieren Sie Ihre Rechnung aus Excel oder Word zuerst als PDF und laden Sie diese hier hoch. Stellen Sie Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz übersichtlich dar; weisen Sie Summen, Zahlungsbedingungen und Bankverbindung eindeutig aus.
PDF/A-3 und XML müssen zusammenpassen
ZUGFeRD verbindet die sichtbare Rechnung mit strukturierten XML-Daten. Bei Abweichungen sind die XML-Daten maßgebend. Korrigieren Sie Erkennungsfehler anhand der PDF. Müssen Angaben in der Rechnung selbst geändert oder ergänzt werden, korrigieren Sie Ihre Ausgangsrechnung und laden Sie die aktualisierte PDF erneut hoch. So bleiben PDF und XML inhaltlich konsistent.
Nicht jede PDF/A-3-Datei mit XML ist automatisch ZUGFeRD. Unser Validator prüft XML-Struktur und Geschäftsregeln, nicht den PDF-Container oder dessen Metadaten. Eine vollständige Hybridprüfung muss PDF-Container, Hybrid-Metadaten, XML und Profil gemeinsam prüfen.
Offizielle Quellen und Stand
Inhaltlich geprüft am 29. August 2026. Beachten Sie zusätzlich die Format- und Übermittlungsvorgaben Ihres Empfängers.
BMF: FAQ zur E-Rechnung · § 14 UStG · FeRD: ZUGFeRD-Standard · KoSIT: FAQ zur XRechnung
Häufige Fragen
Welche Version und welches Profil erzeugt der Konverter?
Der Konverter erstellt ZUGFeRD 2.5.2 im Referenzprofil XRECHNUNG. Die technisch identische Factur-X-Version ist 1.09.2.
Ist ZUGFeRD eine gültige E‑Rechnung im B2B?
Ein geeignetes ZUGFeRD-Profil kann die deutschen E-Rechnungsvorgaben erfüllen. Verwendbar sind ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 mit Ausnahme von MINIMUM und BASIC-WL. Entscheidend sind die strukturierten XML-Daten. Technische Validierung ist sinnvoll, garantiert aber weder die sachliche Richtigkeit noch die Annahme durch den Empfänger.
Brauche ich für XRechnung eine weitere Konvertierung?
Nein. Nach derselben Konvertierung stehen die ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter Rechnungs-XML und die separate XRechnung-XML zum Download bereit. Verlangt Ihr Empfänger ausschließlich XML, verwenden Sie den XML-Download im Tab „Technisch“ der Rechnung.
Brauche ich ein Konto und ist die Konvertierung kostenlos?
Ohne Konto können Sie 1 PDF pro Monat kostenlos konvertieren. Ein kostenloses Konto umfasst bis zu 3 PDF-Konvertierungen pro Monat. Basic und Plus sind kostenpflichtige Abonnements mit höheren Limits.
Was mache ich bei Fehlern oder einer abgelehnten Rechnung?
Prüfen Sie zuerst fehlende Pflichtfelder, Summen, Steuerbeträge und Codewerte. Gleichen Sie Korrekturen mit der Ausgangs-PDF ab, prüfen Sie Warnungen und validieren Sie erneut. Kontrollieren Sie außerdem Empfängerreferenzen sowie Format-, Syntax- und Portalvorgaben. Ein technisch gültiges Ergebnis garantiert keine Annahme durch den Empfänger.
Muss ich XML selbst bearbeiten?
Nein. Prüfen und ergänzen Sie die fachlichen Rechnungsdaten im Formular. Der Konverter übernimmt die technische XML-Strukturierung.
Wird die Rechnung automatisch versendet?
Nein. Sie laden die benötigte Datei herunter und übermitteln sie selbst. E-Mail ist grundsätzlich möglich; Empfänger, Verträge oder B2G-Portale können einen anderen Übermittlungsweg verlangen.
Wie prüfe ich, ob eine PDF bereits ZUGFeRD enthält?
Der E-Rechnung Viewer kann eingebettete Rechnungs-XML extrahieren und anzeigen. Vorhandenes XML allein beweist jedoch keine regelkonforme ZUGFeRD-Datei; dazu gehört auch die Prüfung von PDF-Container, Metadaten und Profil.
Werden hochgeladene Dateien gespeichert?
Ihre Rechnungsdatei wird nur zur Konvertierung und Prüfung verarbeitet. Dateien, erzeugte Ergebnisse und Verarbeitungsprotokolle werden nur zur Bereitstellung dieses Dienstes genutzt. Nicht gespeicherte Verarbeitungsdaten werden regelmäßig gelöscht. Wenn Sie angemeldet sind, werden konvertierte Rechnungen einschließlich Mehrfachimporten zusammen mit der Ausgangs-PDF automatisch in Ihrem Rechnungsverlauf gespeichert, bis Sie sie dort löschen. Die Website wird in Deutschland gehostet. Details stehen in der Datenschutzerklärung.
Werden Rechnungsdaten zum Training von KI-Modellen verwendet?
Nein. Ihre Rechnungsdaten werden weder zum Training eigener Modelle noch zum Training von Modellen des angebundenen KI-Anbieters verwendet. Die automatische Analyse nutzt nur die dafür erforderlichen Inhalte; welcher KI-API-Anbieter aktuell eingesetzt wird, steht in der Datenschutzerklärung.
Wer betreibt den Dienst und wo stehen die rechtlichen Details?
Betreiber ist die Casserus UG (haftungsbeschränkt). Die Datenschutzerklärung beschreibt die Datenverarbeitung im Detail; das Impressum enthält die rechtlichen Anbieterangaben.