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PDF zu ZUGFeRD Konverter

PDF zu ZUGFeRD umwandeln: Laden Sie Ihre PDF‑Rechnung hoch und erstellen Sie eine ZUGFeRD‑Rechnung als PDF/A‑3 mit eingebettetem EN 16931‑XML.

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PDF hochladen
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Daten prüfen und ergänzen
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Validieren
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ZUGFeRD‑PDF herunterladen
Direkt in der App konvertieren

PDF hochladen und Konverter öffnen

Wählen Sie eine Rechnungs-PDF aus und starten Sie die Konvertierung, wenn alles passt.

Was Sie erhalten

  • ZUGFeRD‑PDF (PDF/A‑3)
  • Eingebettete XML‑Rechnungsdaten (EN 16931)
  • Validierungs-Ergebnis (Hinweise/Fehler)

Häufige Probleme, die wir erkennen

  • Fehlende Pflichtangaben
  • Unstimmige Summen oder Steuerbeträge
  • Unklare Positionsdaten (Menge/Preis/Steuersatz)

ZUGFeRD kurz erklärt

ZUGFeRD kombiniert zwei Welten in einer Datei: ein lesbares PDF für Menschen und strukturierte XML‑Daten für Systeme. Für den Empfänger bleibt die Rechnung visuell vertraut, während Buchhaltung und ERP die Daten automatisiert verarbeiten können. Genau deshalb ist ZUGFeRD oft der pragmatische Einstieg in E‑Rechnungen.

Wenn Sie bisher PDF‑Rechnungen erstellen, müssen Sie Ihren Prozess nicht komplett umbauen. Sie nutzen Ihre bestehende PDF als Ausgangspunkt, prüfen die extrahierten Daten, korrigieren fehlende Angaben und laden anschließend ein ZUGFeRD‑PDF mit eingebettetem XML herunter. So bleiben Ihre Abläufe stabil und Sie liefern trotzdem ein maschinenlesbares Format für moderne Empfangsprozesse.

Aus Excel oder Word zu ZUGFeRD

Wenn Sie Ihre Rechnung in Excel oder Word erstellen, exportieren Sie sie zuerst als PDF. Laden Sie diese PDF anschließend hoch, prüfen Sie die erkannten Rechnungsdaten und exportieren Sie das Ergebnis als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML.

Wichtig für gute Ergebnisse:

  • Positionsdaten klar tabellarisch darstellen
  • Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz pro Position ausweisen
  • Zahlungsbedingungen und Bankverbindung eindeutig angeben
  • Summen und Umsatzsteuer sauber ausweisen

Warum ZUGFeRD ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML ist

Eine normale PDF-Rechnung ist nur visuell lesbar. Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält zusätzlich strukturierte XML-Rechnungsdaten, die in einem PDF/A-3-Dokument eingebettet sind.

Wichtig:

  • Nicht jede PDF/A-3-Datei ist automatisch ZUGFeRD.
  • Entscheidend ist die korrekt eingebettete und fachlich valide XML.
  • Vor dem Versand sollten Pflichtfelder, Summen, Steuerlogik und Empfängeranforderungen validiert werden.

Häufige Fragen

ZUGFeRD‑Rechnung erstellen

Ja, genau dafür ist dieser Flow gedacht: Laden Sie Ihre Rechnungs‑PDF hoch, prüfen Sie die extrahierten Daten und laden Sie anschließend das ZUGFeRD‑PDF mit eingebetteter XML herunter.

Ist ZUGFeRD eine gültige E‑Rechnung im B2B?

Ja, wenn die enthaltenen XML‑Daten die Anforderungen des Empfängers erfüllen. Entscheidend ist nicht nur die PDF‑Ansicht, sondern die strukturierten EN‑16931‑Daten. Prüfen Sie deshalb das Validierungsergebnis vor dem Versand.

Brauche ich PDF/A‑3 und erzeugt das Tool ein PDF/A‑3?

Für ZUGFeRD wird typischerweise PDF/A‑3 verwendet, damit XML eingebettet werden kann. Der Download in diesem Konverter erzeugt ein ZUGFeRD‑PDF mit eingebettetem XML auf Basis Ihrer geprüften Daten.

Welches ZUGFeRD‑Profil brauche ich (EN 16931 vs. andere)?

Für viele B2B‑Szenarien ist ein EN‑16931‑konformes Profil sinnvoll. Wenn Ihr Empfänger konkrete Profilvorgaben macht, sollten diese vorrangig gelten. Im Zweifel Anforderungen vorab abstimmen.

Kann ich die ZUGFeRD‑Rechnung per E‑Mail senden?

In vielen Fällen ja, sofern der Empfänger den Versandweg akzeptiert. Wichtig bleibt, dass das geforderte Format und die Pflichtangaben korrekt sind. Bei Portalen oder Behörden gelten oft zusätzliche Vorgaben.

Wie prüfe ich, ob eine PDF bereits ZUGFeRD enthält?

Laden Sie die Datei im E‑Rechnung Viewer hoch. Enthält die PDF eingebettete Rechnungs‑XML, kann sie extrahiert und angezeigt werden. Ohne eingebettetes XML handelt es sich nur um eine normale PDF‑Rechnung.

Welche Angaben muss ich typischerweise ergänzen, damit die Rechnung valide ist?

Häufig fehlen Buyer Reference/Leitweg‑ID, eindeutige Positionsdaten, Zahlungsbedingungen oder konsistente Summen und Steuerbeträge. Die Validierung zeigt die fehlenden bzw. unplausiblen Felder priorisiert an.

Was ist, wenn mein Kunde XRechnung statt ZUGFeRD verlangt?

Dann exportieren Sie statt des Hybrid‑PDF die XRechnung‑XML. Nutzen Sie dafür den dedizierten PDF‑zu‑XRechnung‑Flow, damit das Zielformat direkt vorausgewählt ist.

Werden hochgeladene Dateien gespeichert?

Ihre Rechnungsdatei wird nur zur Konvertierung und Prüfung verarbeitet. Dateien, erzeugte Ergebnisse und Verarbeitungsprotokolle werden nur zur Bereitstellung dieses Dienstes genutzt und automatisch regelmäßig gelöscht. Die Website wird in Deutschland gehostet. Details stehen in der Datenschutzerklärung.

Werden Rechnungsdaten zum Training von KI-Modellen verwendet?

Nein. Ihre Rechnungsdaten werden weder zum Training eigener Modelle noch zum Training von Modellen des angebundenen KI-Anbieters verwendet. Die automatische Analyse nutzt nur die dafür erforderlichen Inhalte; welcher KI-API-Anbieter aktuell eingesetzt wird, steht in der Datenschutzerklärung.

Wer betreibt den Dienst und wo stehen die rechtlichen Details?

Betreiber ist die Casserus UG (haftungsbeschränkt). Die Datenschutzerklärung beschreibt die Datenverarbeitung im Detail; das Impressum enthält die rechtlichen Anbieterangaben.