E‑Rechnung validieren: Fehler schnell finden (und vermeiden)

Eine E‑Rechnung ist nur dann wirklich „sendefertig“, wenn sie formal korrekt ist: Pflichtfelder vorhanden, Codes gültig, Summen stimmen, Steuerlogik passt. Genau dafür gibt es Validatoren. E‑Rechnungs‑Studio hilft dir dabei, die Validierung nicht nur technisch zu sehen, sondern als klare To‑do‑Liste: Fehler → Warnungen → Hinweise – mit praxisnahen „Was jetzt?“‑Anweisungen.

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Was bedeutet „validieren“ bei einer E‑Rechnung?

Validierung prüft zwei Dinge:

Struktur: Ist das XML korrekt aufgebaut?
Geschäftsregeln: Sind Pflichtangaben vorhanden, Codes gültig und Summen plausibel berechnet?

Häufige Fehler (und wie du sie behebst)

1) Pflichtangaben fehlen oder sind nicht „im strukturierten Teil“

Typisch: Leistungsbeschreibung, Adresse, Steuerinformationen oder Zahlungsbedingungen sind unvollständig oder stehen nur „irgendwo im PDF“.

Fix: Sorge dafür, dass relevante Pflichtinfos in den strukturierten Daten vorhanden sind (nicht nur als Anhang).

2) Summen & Steuern passen rechnerisch nicht zusammen

Rundungsdifferenzen, falsch zugeordnete Steuersätze, Netto/Brutto verwechselt oder Steueraufschlüsselung fehlt.

Fix: Prüfe Positionswerte und Steuercodes – und vergleiche sie mit der Preview.

3) Käufer/Verkäuferdaten unvollständig

Fehlende Anschrift, fehlender Ansprechpartner, unklarer Firmenname.

Fix: Ergänze die Stammdaten und Kontaktfelder.

4) Positionsdaten zu vage

Fehlt eine klare Beschreibung, Einheit, Menge oder Preislogik.

Fix: Ergänze pro Position mindestens eine eindeutige Leistungsbeschreibung plus Menge/Einheit/Preis.

5) Referenzen fehlen (wenn der Empfänger sie braucht)

Bestellnummer, Projektnummer oder interne Referenzen können in automatischen Workflows entscheidend sein.

Fix: Ergänze Referenzen, wenn sie im Prozess vereinbart sind.

So arbeitest du mit den Ergebnissen (praktischer Ablauf)

Fehler zuerst: Alles, was „ERROR“ ist, blockiert typischerweise die Verarbeitung.
Warnungen prüfen: Oft nicht „hart falsch“, aber riskant.
Neu validieren nach jeder Korrekturrunde.

E‑Rechnungs‑Studio: Validierung + Korrektur ohne XML‑Arbeit

Du siehst Original‑PDF, Preview‑PDF und XML nebeneinander.
Du stellst Änderungswünsche in normaler Sprache.
Das Tool aktualisiert XML und Preview und validiert erneut.

FAQ

Muss ich jede Warnung beheben?

Nicht immer – aber du solltest Warnungen verstehen und bewusst entscheiden. Für robuste, automatisierte Prozesse lohnt es sich, Warnungen möglichst zu reduzieren.

Warum sagt der Validator etwas anderes als mein PDF?

Weil der Validator die strukturierten Daten prüft. Ein PDF kann „optisch stimmen“, aber strukturiert fehlen Felder oder Rechenregeln.

Kann ich validieren, ohne Technik‑Know‑how?

Ja. Nutze die priorisierte Fehlerliste und die Preview‑Kontrolle. Das Ziel ist: keine Fehler, nachvollziehbare Daten.

Nächster Schritt

Lade deine PDF hoch, nutze die Validierung als To‑do‑Liste und iteriere, bis deine E‑Rechnung bereit ist.