E‑Rechnung Pflicht in Deutschland: Zeitplan, Übergangsfristen & To‑dos

Die E‑Rechnungspflicht in Deutschland startet nicht „von heute auf morgen“, sondern über Übergangsfristen. Trotzdem gilt: Seit 01.01.2025 müssen Unternehmen E‑Rechnungen empfangen können – und die Umstellung der Ausgangsrechnungen läuft stufenweise.

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Hinweis: Diese Seite ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung. Für Sonderfälle bitte Vorgaben/Steuerberatung prüfen.

Was ist seit 01.01.2025 eine „E‑Rechnung“?

Im umsatzsteuerlichen Sinne ist eine E‑Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Eine normale PDF gilt als „sonstige Rechnung“, nicht als E‑Rechnung.

Zeitplan (B2B Inland) – kompakt

1) Empfangspflicht: ab 01.01.2025

Alle inländischen Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen können.
Dafür genügt bereits ein E‑Mail‑Postfach (praktisch: zentrale Adresse + Prozess).
Auch Kleinunternehmer müssen empfangen können (auch wenn sie von der Ausstellung ausgenommen sein können).

2) Übergang für das Ausstellen: 01.01.2025 bis 31.12.2026

In dieser Zeit können Rechnungsaussteller statt einer E‑Rechnung weiterhin eine „sonstige Rechnung“ ausstellen.

Papier ist immer möglich.
Eine elektronische „sonstige Rechnung“ (z. B. PDF per E‑Mail) ist wie bisher nur mit Zustimmung des Empfängers möglich.

3) Verlängerung bis 31.12.2027 (bei Vorjahresumsatz bis 800.000 €)

Wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 € beträgt, verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung bis Ende 2027.

4) EDI bis Ende 2027 (unter Bedingungen)

Ein EDI‑Verfahren, das nicht ohnehin die Anforderungen an eine E‑Rechnung erfüllt, kann noch bis Ende 2027 genutzt werden.

5) Nach Ablauf der Übergangsfristen: E‑Rechnung wird verpflichtend

Nach Ende der Übergangsfristen wird bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung verpflichtend.

Was bedeutet das praktisch für dich? (To‑do‑Liste)

Empfang sicherstellen: zentrale E‑Mail‑Adresse + Ablage + Verantwortlichkeiten.
Format klären: Welche Formate akzeptieren deine Kunden/Lieferanten (XRechnung, ZUGFeRD)?
Testen statt raten: mit echten PDFs eine E‑Rechnung erzeugen und validieren.
Validierung in den Prozess: Fehler/Warnungen vor Versand beheben.
Viewer/Lesbarkeit: Stelle sicher, dass dein Team XML/Hybrid‑Rechnungen lesen kann (Preview/Viewer).
Kommunikation: Empfänger‑Zustimmung für PDF‑Rechnungen in der Übergangszeit sauber regeln (falls du PDFs weiter senden willst).

FAQ

Reicht ein E‑Mail‑Postfach für den Empfang?

Ja, zum Sicherstellen des Empfangs genügt grundsätzlich ein E‑Mail‑Postfach. Entscheidend ist, dass du organisatorisch damit umgehen kannst.

Darf ich noch PDF‑Rechnungen senden?

Während der Übergangszeit ja – aber sagt die Regel: Eine PDF als „sonstige Rechnung“ per E‑Mail ist nur zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.

Was ist mit Kleinunternehmern?

Kleinunternehmer können von der Ausstellungspflicht ausgenommen sein, müssen aber E‑Rechnungen empfangen können.

Wie kann ich eine E‑Rechnung „lesbar“ machen?

Bei Hybrid‑Formaten (ZUGFeRD) ist eine PDF‑Darstellung enthalten. Bei XRechnung brauchst du einen Viewer; es gibt auch öffentliche/ kostenfreie Optionen.

Nächster Schritt

Nutze die Übergangsfristen sinnvoll: Starte jetzt mit einem Testlauf (PDF → XML → Validierung → Korrektur → Export), damit deine Prozesse rechtzeitig stabil sind.