E‑Rechnungs-StudioE‑Rechnung Pflicht in Deutschland 2025–2028: Zeitplan, Übergangsfristen & To‑dos
Laut BMF-FAQ (Stand Oktober 2025) gelten zentrale Pflichten bereits. Seit 01.01.2025 müssen Unternehmen E‑Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen laufen Übergangsfristen bis 31.12.2026 und unter Bedingungen bis 31.12.2027, wenn der Vorjahresumsatz (2026) höchstens 800.000 € beträgt. In diesen Verlängerungsfällen greift die volle Ausstellungspflicht ab 01.01.2028.
Hinweis: Diese Seite fasst die BMF-FAQ (Stand Oktober 2025) zusammen und ist eine allgemeine Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Sonderfälle bitte offizielle Vorgaben und Beratung prüfen.
Was ist seit 01.01.2025 eine „E‑Rechnung“?
Im umsatzsteuerlichen Sinne ist eine E‑Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Eine normale PDF gilt als „sonstige Rechnung“, nicht als E‑Rechnung.
Zeitplan (B2B Inland) – kompakt
1) Empfangspflicht: ab 01.01.2025
- Alle inländischen Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen können.
- Dafür genügt bereits ein E‑Mail‑Postfach (praktisch: zentrale Adresse + Prozess).
- Auch Kleinunternehmer müssen empfangen können (auch wenn sie von der Ausstellung ausgenommen sein können).
2) Übergangszeit für das Ausstellen: bis 31.12.2026
Bis 31.12.2026 dürfen Rechnungsaussteller statt einer E‑Rechnung weiterhin eine „sonstige Rechnung“ ausstellen.
- Papier ist immer möglich.
- Eine elektronische „sonstige Rechnung“ (z. B. PDF per E‑Mail) ist wie bisher nur mit Zustimmung des Empfängers möglich.
3) Verlängerung bis 31.12.2027 (Umsatzbedingung)
Die Übergangszeit kann bis 31.12.2027 verlängert werden, wenn der Vorjahresumsatz des Ausstellers (2026) höchstens 800.000 € beträgt.
4) EDI bis Ende 2027 (unter Bedingungen)
EDI-Verfahren, die die neuen E‑Rechnungsanforderungen noch nicht erfüllen, dürfen unter den gesetzlichen Bedingungen ebenfalls bis 31.12.2027 weiter genutzt werden.
5) Volle Ausstellungspflicht ab 01.01.2028 in Verlängerungsfällen
Wenn die Übergangsfrist wegen der 800.000‑€‑Schwelle verlängert wurde, gilt die volle E‑Rechnungspflicht für die Ausstellung ab 01.01.2028. In allen anderen Fällen gilt die volle Pflicht nach Ablauf der allgemeinen Übergangsfrist.
Was bedeutet das für PDF-Rechnungen?
PDF-Rechnungen sind in der Übergangszeit in vielen Fällen weiter möglich, aber eine PDF allein ist im umsatzsteuerlichen Sinn keine E‑Rechnung. Wenn Empfänger strukturierte Daten verlangen, brauchst du eine valide XRechnung oder ZUGFeRD-Datei.
Damit es vor Fristen nicht eng wird, solltest du echte Rechnungen früh umwandeln und validieren. Starte mit dem Format, das dein Empfänger erwartet:
Was bedeutet das praktisch für dich? (To‑do‑Liste)
- Empfang sicherstellen: zentrale E‑Mail‑Adresse + Ablage + Verantwortlichkeiten.
- Format klären: Welche Formate akzeptieren deine Kunden/Lieferanten (XRechnung, ZUGFeRD)?
- Testen statt raten: mit echten PDFs eine E‑Rechnung erzeugen und validieren.
- Validierung in den Prozess: Fehler/Warnungen vor Versand beheben.
- Viewer/Lesbarkeit: Stelle sicher, dass dein Team XML/Hybrid‑Rechnungen lesen kann (Preview/Viewer).
- Kommunikation: Empfänger‑Zustimmung für PDF‑Rechnungen in der Übergangszeit sauber regeln (falls du PDFs weiter senden willst).
FAQ
Ab wann muss ich E‑Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.
Ab wann wird das Versenden von E‑Rechnungen Pflicht?
Die Pflicht wird stufenweise wirksam. Übergangsregeln gelten bis Ende 2026 und in bestimmten Fällen bis Ende 2027. Voll verpflichtend ist die Ausstellung erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen.
Darf ich 2026 und 2027 noch PDF-Rechnungen senden?
Während der Übergangszeit sind PDF-Rechnungen als sonstige elektronische Rechnungen weiterhin möglich, in der Regel aber nur mit Zustimmung des Empfängers.
Gilt die E‑Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer können bei der Ausstellung in einzelnen Fällen ausgenommen sein, müssen aber grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Was ist der Unterschied XRechnung vs ZUGFeRD für die Pflicht?
Beide können die Pflicht erfüllen, wenn sie EN-16931-konform sind. XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ist ein Hybrid aus PDF/A-3 und XML.
Ist das kostenlos und ohne Registrierung?
Ja. Die Umwandlung und Validierung kannst du kostenlos und ohne Registrierung starten.
Welche Daten werden gespeichert und wie lange?
Dateien und Ergebnisse werden nur so lange gespeichert, wie es für die Verarbeitung erforderlich ist. Die Details sind in der Datenschutzerklärung beschrieben.
Nächster Schritt
Nutze die Übergangsfristen sinnvoll: Starte jetzt mit einem Testlauf (PDF → XML → Validierung → Korrektur → Export), damit deine Prozesse rechtzeitig stabil sind.